При аккредитации или инспекционном контроле лаборатории эксперты в первую очередь смотрят не на красивое Руководство по качеству, а на три вещи: персонал, оборудование и фонд нормативных документов. И если с первыми двумя всё более-менее понятно, то фонд НД часто оказывается «слепой зоной».
Фонд нормативных документов — это не просто набор ГОСТов в папке. Это система, которая должна быть актуальной, доступной и управляемой. Просроченный стандарт, отсутствие методики по заявленному методу или неправильный учёт — прямое несоответствие при проверке.
В этой статье чек-лист из 10 шагов, как собрать, вести и поддерживать фонд НД без срывов и замечаний. Наши эксперты проводят аудит фонда и помогают привести его в порядок.
Фонд нормативных документов — это не просто набор ГОСТов в папке. Это система, которая должна быть актуальной, доступной и управляемой. Просроченный стандарт, отсутствие методики по заявленному методу или неправильный учёт — прямое несоответствие при проверке.
В этой статье чек-лист из 10 шагов, как собрать, вести и поддерживать фонд НД без срывов и замечаний. Наши эксперты проводят аудит фонда и помогают привести его в порядок.
Шаг 1. Определить, какие документы нужны
Фонд должен покрывать всю область аккредитации лаборатории. Если вы заявили контроль трубопроводов по СТО Газпром, у вас должна быть эта документация. Если проводите УЗК сварных соединений — нужно ориентироваться на действующие нормативные документы.
Что должно быть в фонде:
Что должно быть в фонде:
- Организационные документы — учредительные, Положение о лаборатории, Паспорт лаборатории, штатное расписание.
- Организационно-методические документы — Руководство по качеству, регистрационные документы на средства НК, графики поверки, свидетельства о поверке.
- Нормативные и методические документы на контроль объектов — ГОСТы, правила контроля (ПК), технологические инструкции, методики контроля по заявленным методам.
- Документация по персоналу — должностные инструкции, копии удостоверений об аттестации.
- Архивная документация — журналы, протоколы, инструкция по ведению архива.
Шаг 2. Контролировать актуальность нормативной документации
Одна из распространённых ошибок — использование документов, которые были когда-то скачаны из открытых источников и годами хранятся на компьютере сотрудников. Такой подход не позволяет гарантировать актуальность нормативной базы.
Работа с нормативной документацией должна быть организована через систему управления документами лаборатории.
Важно понимать: проверка статуса документа и наличие самого документа — это разные процессы. Сайт Росстандарта позволяет уточнить статус стандарта, но не заменяет систему управления нормативной документацией лаборатории.
На проверках эксперты оценивают не только наличие документов, но и способность лаборатории подтвердить, что в работе используются именно действующие версии нормативных документов.
Работа с нормативной документацией должна быть организована через систему управления документами лаборатории.
Важно понимать: проверка статуса документа и наличие самого документа — это разные процессы. Сайт Росстандарта позволяет уточнить статус стандарта, но не заменяет систему управления нормативной документацией лаборатории.
На проверках эксперты оценивают не только наличие документов, но и способность лаборатории подтвердить, что в работе используются именно действующие версии нормативных документов.
Шаг 3. Разделить контрольные и рабочие экземпляры
Это требование часто игнорируют, но эксперты его проверяют.
Контрольный экземпляр — оригинал документа, приобретённый официальным путём (на бумаге или электронно). Он хранится в лаборатории как эталон.
Рабочий экземпляр — копия контрольного экземпляра (на бумажном носителе или в электронной форме в локальной сети), используемая сотрудниками в повседневной работе. Важно, чтобы версия была актуальной и сотрудники имели к ней доступ. Многие лаборатории используют справочно-правовые системы («Техэксперт», «КонсультантПлюс»), которые автоматически поддерживают документы в актуальном состоянии.
Если сотрудники работают с неофициальными распечатками из интернета — велик риск, что версия окажется неактуальной. Это нарушение.
Контрольный экземпляр — оригинал документа, приобретённый официальным путём (на бумаге или электронно). Он хранится в лаборатории как эталон.
Рабочий экземпляр — копия контрольного экземпляра (на бумажном носителе или в электронной форме в локальной сети), используемая сотрудниками в повседневной работе. Важно, чтобы версия была актуальной и сотрудники имели к ней доступ. Многие лаборатории используют справочно-правовые системы («Техэксперт», «КонсультантПлюс»), которые автоматически поддерживают документы в актуальном состоянии.
Если сотрудники работают с неофициальными распечатками из интернета — велик риск, что версия окажется неактуальной. Это нарушение.
Шаг 4. Внедрить процедуру учёта и актуализации
Лаборатория должна иметь документированную процедуру управления документацией. В ней прописывается:
Эксперты при проверке обязательно запросят эту процедуру и увидят, соблюдается ли она на практике.
- кто отвечает за актуализацию фонда;
- с какой периодичностью проверяется статус документов;
- как вносятся изменения и замены;
- как изымаются отменённые документы.
Эксперты при проверке обязательно запросят эту процедуру и увидят, соблюдается ли она на практике.
Ключевое требование: вся документация должна проходить своевременную актуализацию.
Шаг 5. Маркировать отменённые документы и убирать с рабочих мест
Если стандарт отменён или заменён, он не может находиться в рабочем доступе. Его следует:
Если эксперты увидят на столе у дефектоскописта отменённый ГОСТ — замечание гарантировано.
- пометить надписью «Отмена» с указанием даты;
- изъять с рабочих мест и передать в архив;
- при необходимости хранить в архиве как справочную литературу — отдельно от действующей документации.
Если эксперты увидят на столе у дефектоскописта отменённый ГОСТ — замечание гарантировано.
Шаг 6. Хранить документы в доступе
Все сотрудники, которые используют нормативные документы в работе, должны иметь к ним беспрепятственный доступ. Это не значит, что папки раздаются каждому. Достаточно, чтобы документы хранились в общедоступном месте (электронная папка на сервере, распечатанный экземпляр в лаборатории) и сотрудники знали, где их искать.
Важно: для средств измерений (толщиномеры, дефектоскопы) должны быть в наличии паспорта и руководства по эксплуатации. И они тоже должны быть актуальными.
Важно: для средств измерений (толщиномеры, дефектоскопы) должны быть в наличии паспорта и руководства по эксплуатации. И они тоже должны быть актуальными.
Шаг 7. Собрать свидетельства о поверке в отдельную папку
Свидетельства о поверке оборудования — тоже часть фонда нормативной документации. Для каждого средства измерения должны быть:
Бумажные свидетельства о поверке больше не имеют той же юридической силы, что электронная запись в реестре. Без внесения в АРШИН средство измерения нельзя использовать официально.
- запись в реестре ФГИС «АРШИН» (с 2026 года это единственное юридическое доказательство поверки);
- запись в журнале учёта оборудования;
- отметка в графике поверки.
Бумажные свидетельства о поверке больше не имеют той же юридической силы, что электронная запись в реестре. Без внесения в АРШИН средство измерения нельзя использовать официально.
Шаг 8. Разработать чек-лист для самопроверки
Чтобы не упустить ничего важного перед проверкой, составьте чек-лист по проверке фонда НД. Включите в него:
- Все документы из области аккредитации присутствуют в фонде.
- Статус каждого документа проверен (действует / заменён / отменён).
- Отменённые документы изъяты и промаркированы.
- Контрольные экземпляры — оригиналы, приобретённые официально.
- Рабочие экземпляры — копии контрольных (бумажные или электронные).
- Процедура актуализации фонда прописана в СМК и соблюдается.
- Записи о поверке оборудования внесены в ФГИС «АРШИН».
- Последняя проверка статусов документов — не старше 3 месяцев.
Шаг 9. Назначить ответственного за фонд НД
В лаборатории должен быть человек, который отвечает за «документальную часть». Это не обязательно руководитель. Им может быть инженер или дефектоскопист, но его обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции.
Что входит в обязанности:
Что входит в обязанности:
- периодическая проверка статуса документов;
- замена отменённых документов на актуальные;
- внесение изменений в методики контроля при обновлении нормативной базы;
- взаимодействие с поставщиками документации (например, подписка на Техэксперт или КонсультантПлюс).
Шаг 10. Использовать автоматизированные системы учёта
В крупных лабораториях вести фонд вручную практически невозможно. Рекомендуется использовать справочно-правовые системы («КонсультантПлюс», «Техэксперт», «Кодекс»), которые автоматически отслеживают изменения и обновления документов.
Если таких систем нет, сотрудники должны регулярно проверять статус документов на сайте Росстандарта — не реже одного раза в квартал.
Если таких систем нет, сотрудники должны регулярно проверять статус документов на сайте Росстандарта — не реже одного раза в квартал.
Типичные ошибки при подготовке фонда НД
Каждая из этих ошибок — повод для замечания при проверке. Чтобы их избежать, мы предлагаем провести предварительный аудит вашего фонда и получить готовый план действий.
Резюме
- Фонд нормативных документов — один из ключевых объектов проверки при аккредитации и инспекционном контроле.
- В фонд входят организационные документы, методики контроля, нормативные стандарты, документация по оборудованию и персоналу.
- Документы должны быть актуальными (статус проверяется не реже раза в квартал), доступными и управляемыми.
- Отменённые документы изымаются с рабочих мест, маркируются и отправляются в архив.
- Контрольные экземпляры — оригиналы, рабочие — их копии (бумажные или электронные).
- Используйте чек-листы и назначайте ответственного за фонд, чтобы не упускать детали.