Как подготовить фонд нормативных документов для аккредитации: чек-лист

При аккредитации или инспекционном контроле лаборатории эксперты в первую очередь смотрят не на красивое Руководство по качеству, а на три вещи: персонал, оборудование и фонд нормативных документов. И если с первыми двумя всё более-менее понятно, то фонд НД часто оказывается «слепой зоной».

Фонд нормативных документов — это не просто набор ГОСТов в папке. Это система, которая должна быть актуальной, доступной и управляемой. Просроченный стандарт, отсутствие методики по заявленному методу или неправильный учёт — прямое несоответствие при проверке.

В этой статье чек-лист из 10 шагов, как собрать, вести и поддерживать фонд НД без срывов и замечаний. Наши эксперты проводят аудит фонда и помогают привести его в порядок.

Фонд должен покрывать всю область аккредитации лаборатории. Если вы заявили контроль трубопроводов по СТО Газпром, у вас должна быть эта документация. Если проводите УЗК сварных соединений — нужно ориентироваться на действующие нормативные документы.

Что должно быть в фонде:

• Организационные документы — учредительные, Положение о лаборатории, Паспорт лаборатории, штатное расписание.
• Организационно-методические документы — Руководство по качеству, регистрационные документы на средства НК, графики поверки, свидетельства о поверке.
• Нормативные и методические документы на контроль объектов — ГОСТы, правила контроля (ПК), технологические инструкции, методики контроля по заявленным методам.
• Документация по персоналу — должностные инструкции, копии удостоверений об аттестации.
• Архивная документация — журналы, протоколы, инструкция по ведению архива.

Одна из распространённых ошибок — использование документов, которые были когда-то скачаны из открытых источников и годами хранятся на компьютере сотрудников. Такой подход не позволяет гарантировать актуальность нормативной базы.

Работа с нормативной документацией должна быть организована через систему управления документами лаборатории.

Важно понимать: проверка статуса документа и наличие самого документа — это разные процессы. Сайт Росстандарта позволяет уточнить статус стандарта, но не заменяет систему управления нормативной документацией лаборатории.

На проверках эксперты оценивают не только наличие документов, но и способность лаборатории подтвердить, что в работе используются именно действующие версии нормативных документов.

Это требование часто игнорируют, но эксперты его проверяют.

Контрольный экземпляр — оригинал документа, приобретённый официальным путём (на бумаге или электронно). Он хранится в лаборатории как эталон.

Рабочий экземпляр — копия контрольного экземпляра (на бумажном носителе или в электронной форме в локальной сети), используемая сотрудниками в повседневной работе. Важно, чтобы версия была актуальной и сотрудники имели к ней доступ. Многие лаборатории используют справочно-правовые системы («Техэксперт», «КонсультантПлюс»), которые автоматически поддерживают документы в актуальном состоянии.

Если сотрудники работают с неофициальными распечатками из интернета — велик риск, что версия окажется неактуальной. Это нарушение.

Лаборатория должна иметь документированную процедуру управления документацией. В ней прописывается:

• кто отвечает за актуализацию фонда;
• с какой периодичностью проверяется статус документов;
• как вносятся изменения и замены;
• как изымаются отменённые документы.

Эксперты при проверке обязательно запросят эту процедуру и увидят, соблюдается ли она на практике.

Ключевое требование: вся документация должна проходить своевременную актуализацию.

Если стандарт отменён или заменён, он не может находиться в рабочем доступе. Его следует:

• пометить надписью «Отмена» с указанием даты;
• изъять с рабочих мест и передать в архив;
• при необходимости хранить в архиве как справочную литературу — отдельно от действующей документации.

Если эксперты увидят на столе у дефектоскописта отменённый ГОСТ — замечание гарантировано.

Все сотрудники, которые используют нормативные документы в работе, должны иметь к ним беспрепятственный доступ. Это не значит, что папки раздаются каждому. Достаточно, чтобы документы хранились в общедоступном месте (электронная папка на сервере, распечатанный экземпляр в лаборатории) и сотрудники знали, где их искать.

Важно: для средств измерений (толщиномеры, дефектоскопы) должны быть в наличии паспорта и руководства по эксплуатации. И они тоже должны быть актуальными.

Свидетельства о поверке оборудования — тоже часть фонда нормативной документации. Для каждого средства измерения должны быть:

• запись в реестре ФГИС «АРШИН» (с 2026 года это единственное юридическое доказательство поверки);
• запись в журнале учёта оборудования;
• отметка в графике поверки.

Бумажные свидетельства о поверке больше не имеют той же юридической силы, что электронная запись в реестре. Без внесения в АРШИН средство измерения нельзя использовать официально.

Чтобы не упустить ничего важного перед проверкой, составьте чек-лист по проверке фонда НД. Включите в него:

• Все документы из области аккредитации присутствуют в фонде.
• Статус каждого документа проверен (действует / заменён / отменён).
• Отменённые документы изъяты и промаркированы.
• Контрольные экземпляры — оригиналы, приобретённые официально.
• Рабочие экземпляры — копии контрольных (бумажные или электронные).
• Процедура актуализации фонда прописана в СМК и соблюдается.
• Записи о поверке оборудования внесены в ФГИС «АРШИН».
• Последняя проверка статусов документов — не старше 3 месяцев.

В лаборатории должен быть человек, который отвечает за «документальную часть». Это не обязательно руководитель. Им может быть инженер или дефектоскопист, но его обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции.
Что входит в обязанности:

• периодическая проверка статуса документов;
• замена отменённых документов на актуальные;
• внесение изменений в методики контроля при обновлении нормативной базы;
• взаимодействие с поставщиками документации (например, подписка на Техэксперт или КонсультантПлюс).

В крупных лабораториях вести фонд вручную практически невозможно. Рекомендуется использовать справочно-правовые системы («КонсультантПлюс», «Техэксперт», «Кодекс»), которые автоматически отслеживают изменения и обновления документов.

Если таких систем нет, сотрудники должны регулярно проверять статус документов на сайте Росстандарта — не реже одного раза в квартал.

Каждая из этих ошибок — повод для замечания при проверке. Чтобы их избежать, мы предлагаем провести предварительный аудит вашего фонда и получить готовый план действий.